Kuyumcu Banka Takibi Nasıl Yapılır?

Kuyumcu banka takibi; işletmenin tüm banka hesaplarındaki hareketlerin otomatik çekilip fatura, tahsilat ve kasa kayıtlarıyla eşleştirilmesidir. Amaç, gün sonunda hangi tahsilatın hangi belgeye ait olduğunu elle aramak zorunda kalmamak ve mutabakatı tek ekranda kapatmaktır.

Özet#

• Banka takibi = hareketlerin otomatik çekilmesi + belgeyle eşleştirme + mutabakat.
• Faturayı eşleşmiş hareketin üzerinden kesersiniz, belge yaklaşık 4 saniyede hazır olur. Toplu Fatura ekranında birden çok hareket seçilir, önizlenir ve bir seferde faturalanır.
• Denetimde banka ve kasa hareketleri, faturalar ve kimlik tespit formlarıyla birlikte istenir.
• Bölünmüş ve olağan dışı görünen hareketler risk taramasında işaretlenir.

Elle takip neden tıkanıyor?#

Çok hesaplı bir kuyumcuda gün içinde POS tahsilatı, havale, EFT ve nakit birlikte akar. Elle yürütülen düzende üç sorun tekrarlanır:

1. Ekstre indirme yükü. Her banka için ayrı internet şubesine girilir, ekstre indirilir, tabloya yapıştırılır.
2. Eşleştirme kaybı. Havale açıklaması eksikse tahsilatın hangi satışa ait olduğu günler sonra hatırlanmaz.
3. Gecikmeli mutabakat. Fark ay sonunda görülür; o noktada kaynağı bulmak birkaç saat sürer.

Otomatik banka takibi nasıl çalışır?#

Hesap hareketleri bankadan otomatik çekilir. Her hareketin tutarı, tarihi ve açıklaması mevcut belge ve cari kayıtlarla karşılaştırılır; eşleşen hareket ilgili faturaya bağlanır, eşleşmeyenler işaretlenir. Eşleşmiş bir hareketten doğrudan e-Fatura kesilebilir. Bağlantının nasıl kurulduğunu ve hareketlerin hangi adımlarla aktığını kuyumcu banka entegrasyonu yazımızda dört adımda anlattık.

EksenGOLD banka takibi desteklenen tüm bankalarla canlı çalışır: Garanti BBVA, İş Bankası, Yapı Kredi, Akbank, QNB, Halkbank, Ziraat, VakıfBank, Denizbank, Anadolubank, Şekerbank, TEB, ING ve katılım bankaları (Kuveyt Türk, Albaraka, Türkiye Finans, Vakıf Katılım, Ziraat Katılım). Entegrasyonların anlık sağlığını sistem durumu sayfasından izleyebilirsiniz. Bağlantı biçimi bankadan bankaya değişir: Garanti BBVA entegrasyonu şifre paylaşmadan, internet şubesinden verdiğiniz açık bankacılık onayıyla kurulurken İş Bankası entegrasyonu hesap başına elektronik hesap özeti tanımı ister.

Mutabakat: gün sonunu kapatmak#

Mutabakat, "banka ne diyor" ile "kayıtlarım ne diyor" sorularının aynı yanıtı vermesidir. Otomatik takipte gün sonu şu üç adıma iner:

1. Eşleşmeyen hareketler listesi açılır.
2. Her hareket ya bir belgeye bağlanır ya da gerekçesiyle işaretlenir.
3. Kasa ve banka bakiyeleri karşılaştırılır.

Bu üç adım günlük yapıldığında ay sonu mutabakatı ayrı bir iş olmaktan çıkar. Hareketin mali müşavir tarafında hangi karşı hesaba yazılacağını belirleyen kuralları mali müşavir hesabı yazımızda anlattık.

Banka takibinin MASAK tarafı#

Denetimde belirli bir dönemin banka ve kasa hareketleri, faturalar ve kimlik tespit formlarıyla birlikte istenir. Hareketler belgeye bağlıysa bu paket dakikalar içinde çıkar.

Ayrıca eşik takibi açısından önemlidir: kimlik tespiti eşiği 370.000 TL'dir¹ ve bağlantılı görünen işlemlerin toplamı da bu eşiği tetikler. Aynı müşteriden kısa aralıklarla gelen parçalı tahsilatlar, işlem bazında bakıldığında gözden kaçar. MASAK uyum modülü bu hareketleri müşteri bazında toplar ve risk taramasında işaretler.

Nelere dikkat edilmeli?#

• Açıklama disiplini. Havale ve EFT açıklamalarında fatura numarası ya da müşteri adı kullanmak eşleşme oranını yükseltir.
• Hesap sayısı. Kullanılmayan hesapları kapatmak, mutabakat yükünü doğrudan azaltır.
• Nakit ile banka ayrımı. Kasa hareketleri de aynı sistemde tutulmalı; aksi halde fark nerede oluştu sorusu yanıtsız kalır.
• Erişim yetkisi. Banka ekranlarını kimlerin göreceği rol bazında sınırlanmalıdır.

Ücretsiz demo hesabında simüle demo verileriyle hareket çekme, eşleştirme ve mutabakat akışını test edebilirsiniz.

Not: Tahsilat ve ödemelerin banka üzerinden yapılmasına ilişkin tevsik zorunluluğu tutarları mevzuatla belirlenir ve değişebilir; güncel sınırlar için GİB'in resmî yayınlarını esas alın.