İçindekiler 11 başlık
Kuyumcu mükellef takibi çoğu büroda her ay aynı işle başlar: fatura PDF'lerini, banka ekstresini ve gider pusulası fotoğraflarını toplamak. EksenGOLD'daki muhasebe hesabı bu toplama işini kaldırır. Kuyumcunun kestiği fatura, düzenlediği gider pusulası ve bankasından gelen hareket, sizin kendi kullanıcınızla girdiğiniz muhasebe görünümüne de düşer. Bu yazıda bir mali müşavirin aynı hesaptan birden çok kuyumcu mükellefle nasıl çalıştığını ekran ekran anlatıyoruz. Fişlerin Zirve'ye nasıl gittiğini ayrı bir yazıda ele aldık.
Özet#
- Muhasebe hesabına sitedeki Muhasebe Giriş bağlantısından girersiniz. Girişte "Muhasebe Dönemi ve Mükellef" adımında yılı, ayı ve mükellefi seçersiniz.
- Açılış ekranı Mükellefler listesidir. Her mükellefin muhasebe ayarları, şablonları ve Zirve firması satır menüsünden açılır.
- Muhasebe Ayarları'nda fiş tarihi ve gruplama, cari kodu kuralları, banka hareketi karşı hesap kuralları, gelen fatura hesapları ve açıklama kuralları mükellef başına bir kez kurulur.
- Fatura şablonlarında her kalemin matrah ve KDV hesap kodu ayrı yazılır. Hedef milyem alanı kalemleri stokta tuttuğunuz ayara çevirir.
- Kuyumcu ay sonunda Dönem Kapanışı ekranındaki sayaçları sıfırlar ve Muhasebeci Paketi'ni indirebilir. Siz de eksik belgeyi aramadan görürsünüz.
1. Muhasebe hesabı neyi gösterir?#
Muhasebe hesabı kuyumcunun kendi hesabından ayrıdır. Kuyumcu müşterileriniz EksenGOLD'da muhasebe hesabınıza bağlandığında Mükellefler listesinde görünür. Siz her birine kendi kullanıcınızla girersiniz. Kuyumcunun şifresini istemeniz gerekmez.
Menü muhasebe işine göre dizilir: Mükellefler, Faturalar, Gider P., Banka, Aktarım, Cari Hesaplar ve Envanter. Ayarlar başlığının altında Şablonlar, Muhasebe Ayarları ve Kullanıcılar & Roller vardır. Kullanıcılar & Roller ekranı mükellefin kullanıcılarını ve rollerini salt okunur gösterir. Büronuzdaki her çalışan için ayrı muhasebeci kullanıcısını biz açarız, herkes kendi şifresiyle girer.
Varsayılan Muhasebeci rolü fatura, gider pusulası, banka hareketi, cari, envanter ve şablon ekranlarını kapsar. Kimlik tespiti ve yaptırım taraması izinleri muhasebeci hesaplarına verilmez. Müşterilerin kimlik kayıtları kuyumcunun hesabında kalır.
2. Muhasebe Dönemi ve Mükellef seçimi#
Muhasebe Girişi'nde şifrenizden sonra "Muhasebe Dönemi ve Mükellef" ekranı açılır. Ekran, panoya geçmeden önce çalışacağınız dönemi ve mükellefi seçmenizi ister. Yılı seçer, ay düğmelerinden birine basar ve mükellefi arama kutusundan bulursunuz. Bütün mükellefleri birlikte görmek isterseniz "Tüm mükellefler" seçeneği de vardır.
Seçiminiz hesabınızda saklanır. Ertesi gün başka bir bilgisayardan girdiğinizde aynı dönem ve mükellefle başlarsınız. Gün içinde dönemi üst çubuktaki dönem seçiciden değiştirirsiniz. Listelerin üstündeki "Çalışılan mükellef" şeridi hangi mükellefin verisine baktığınızı her an gösterir. Şeritteki "Seçimi kaldır, tüm mükelleflerle çalış" bağlantısı sizi bütün mükelleflerin listesine döndürür.
Mükellef seçili değilken Excel almak isterseniz EksenGOLD hangi mükellefin dosyasını istediğinizi sorar.
3. Mükellefler ekranı#
Mükellefler sizin açılış ekranınızdır. Liste salt okunurdur. Mükellef bilgilerini buradan düzenlemezsiniz, muhasebe tarafını kurarsınız. Her satırın menüsünde beş muhasebe penceresi vardır:
- Muhasebe Ayarları
- Fatura Şablonları
- Gider Pusulası Şablonları
- Gider Pusulası İçerik Şablonları
- Muhasebe Programı
Muhasebe Programı penceresi mükellefi Zirve'deki firmasıyla eşleştirir. Bu adımın EksenMS tarafını EksenMS ile Zirve'ye fiş aktarımı yazımızda anlattık. Diğer dört pencere aşağıdaki kuralların mükellef bazındaki karşılığıdır.
4. Muhasebe Ayarları: kurallar mükellef başına bir kez yazılır#
Muhasebe Ayarları iki sekmedir: Muhasebe Kuralları ve Hesap Kodları. Kurallar sekmesi altı bölüm taşır. Her bölümün üstünde ne işe yaradığını anlatan kısa bir açıklama durur.
Fiş Oluşturma#
Fiş Tarihi için Evrak tarihi ya da Aktarım tarihi seçersiniz. Evrak tarihi faturanın veya gider pusulasının düzenleme tarihi, banka hareketinin valör tarihidir. Fiş Gruplama alanında "Her belge için ayrı fiş" ya da "Tek fişte birleştir" seçilir. Birleştirildiğinde 10 fatura ile 10 banka hareketi 1 fatura fişi ve 1 banka fişi olur. Dövizli Faturada KDV alanı, KDV'nin fatura para biriminde mi yoksa Türk Lirası cinsinden mi yazılacağını belirler.
Cari Muhasebe Kodu Kuralları#
Fatura ve gider pusulası fişindeki cari satırının kodu buradan üretilir. Kural, Belge Türü, Ödeme Yöntemi ve "T.C. Var Mı?" sütunlarıyla eşleşir, Cari Muhasebe Kodu Deseni ile kodu verir. Örnek desen "120-{{ cari.tckn_vkn }}" biçimindedir. Kurallarla karşılanmayan bir kombinasyon kalırsa ekran "Karşılanmayan kombinasyonlar var" uyarısıyla o durumları listeler. Zirve'de cari kartları açık olan mükellefte önce Cari Hesaplar ekranındaki "Muhasebeden Çek" ile mevcut kodları alabilirsiniz.
Banka Hareketi Karşı Hesap Kuralları#
Banka fişinde banka tarafı her zaman hesabın kendi muhasebe kodudur. Karşı hesap bu kurallardan gelir. Kural hareketin yönüne, Hareket Türü'ne, "Açıklama İçerir" metnine ve karşı tarafın T.C. bilgisi olup olmadığına bakar. Desen alanında değişken kullanılabilir. Örneğin "120.{{ cari.unvan | karakter_sec 1 | buyuk_yazi }}{{ sira 5 }}" deseni, karşı tarafın unvanının ilk harfinden ve bir sıra numarasından kod üretir. Kuralların sırası önemlidir, eşleşen ilk kural uygulanır. Kurallardan birine uymayan hareket aktarılamaz olarak işaretlenir. Bankadan gelen açıklamaların nasıl okunduğunu kuyumcu banka takibi yazımızda anlattık.
Gelen Fatura Hesapları#
Gelen faturada her KDV oranı için matrahın ve indirilecek KDV'nin yazılacağı hesabı girersiniz (ekrandaki örnekler 153.01 ve 191.01). Altın faturası olarak aktarılan satırlarda şablon kalemine yazdığınız hesap bu kuralın önüne geçer.
Açıklama kuralları#
Fiş Satırı Açıklama Kuralları fişin içindeki her satırın açıklamasını üretir. Fiş Açıklaması ve Evrak No Kuralları fişin kendi açıklamasını ve satırların Evrak No alanını üretir. İkisinde de eşleşen ilk kural uygulanır. Eşleşen kural yoksa alan varsayılan değerini korur. Desen alanına "{{" yazdığınızda kullanılabilir değişkenler listelenir.
Kuralları kaydetmeden önce Aktarım senaryoları önizlemesi, örnek bir belge fişinin ve banka fişinin hangi hesap koduyla, hangi açıklamayla oluşacağını gösterir. Hatalı desen "Desen hatalı" uyarısıyla işaretlenir.
5. Milyem ve özel matrah notları#
Fatura şablonları her kalemi bir satır olarak gösterir: Kalem, KDV, Stok Kodu, Hedef Milyem, Akt. Stok Kodu, Matrah Hesap Kodu ve KDV Hesap Kodu. Gelen fatura için ayrıca Gelen Fatura Matrah Kodu ve Gelen Fatura KDV Kodu sütunları vardır. Boş bıraktığınız hesap alanı için fişte satır oluşmaz. O tutar fiş önizlemesinde Aktarılamayan olarak görünür.
Kuyumcu faturasında KDV matrahı, 3065 sayılı KDV Kanunu'nun 23/e maddesi uyarınca satış bedelinden külçe altın bedeli düşülerek bulunur. Bu yüzden şablondaki kalemleri hesap planınızdaki ayrımla eşleştirmeniz önemlidir. Hangi kalemin hangi matrah ve KDV hesabına gideceğine siz karar verirsiniz. Matrahın nasıl ayrıştırıldığını özel matrah faturası yazımızda ve kuyumcu özel matrah faturası sayfasında anlattık.
Hedef Milyem alanı stoğu tek bir ayarda tutan bürolar içindir. Bir kaleme hedef milyem yazarsanız fişteki miktar kalemin kendi milyeminin hedef milyeme oranıyla çevrilir ve Akt. Stok Kodu ile yazılır. Örneğin 916 milyemli 10 gram bilezik, hedef milyem 995 girildiğinde 10 × 916 / 995 = 9,206 gram olarak gider. İki kural vardır: hedef milyem girilen kalemde aktarım stok kodu zorunludur ve kalemin kendi milyemi dolu olmalıdır. Stok kodunun Zirve stok kartlarında da tanımlı olması gerekir. Milyemin gramdan nasıl hesaplandığını kuyumcu faturası nasıl hesaplanır yazısında, günün seviyesini has altın fiyatı sayfasında görebilirsiniz.
6. Kuyumcu tarafında Dönem Kapanışı kartları#
Ay sonunda işin bir kısmı kuyumcudadır. Kuyumcunun hesabında Raporlar altında Dönem Kapanışı ekranı vardır. Ekran dönemi kapatmadan önce dört sayacın sıfırlanmasını hedefler:
- Faturalanmamış Gelen Para: dönem içinde gelen ama fatura bağlanmamış banka hareketleri.
- Belgesiz Giden Ödeme: fatura veya gider pusulası bağlanmamış giden hareketler.
- Kimlik Tespiti Gereken Hareket: MASAK gereği kimlik tespiti bekleyen dönem hareketleri.
- Stok Hareketi İşlenmemiş Fatura: envanter hareketi oluşturulmamış dönem faturaları.
Karta tıklayan kuyumcu ilgili kayıtların filtrelenmiş listesine gider ve eksik belgeyi oradan tamamlar. Aynı ekrandaki Muhasebeci Paketi, dönemin faturalar, gider pusulaları, banka hareketleri ve e-İrsaliyeler Excel'lerini "Paketi İndir" ile sırayla indirir. Muhasebeci Erişimi kısayolu ise kuyumcunun kendi hesabında müşavir için salt okunur bir rol açmasını sağlar.
Pratikte şunu isteyebilirsiniz: kuyumcu ayın son günü bu dört sayacı sıfırlasın, siz ayın ilk günü Faturalar ve Banka ekranlarında Aktarım Bekleyen filtresiyle işe başlayın.
7. WhatsApp'tan PDF ve Excel toplamaktan ne değişir?#
WhatsApp ile belge topladığınızda belge size kuyumcunun hatırladığı kadar gelir. Eksik bir fatura ya da ekstre sayfası ancak mizan tutmadığında fark edilir. Gruplarda kimlik fotoğrafı içeren belgeler de dolaşır. Bunun KVKK tarafını WhatsApp ile kimlik paylaşımı yazımızda ayrıntılı anlattık.
Muhasebe hesabıyla çalıştığınızda değişenler şunlardır:
- Fatura ve gider pusulası kuyumcu kestiği anda Faturalar ve Gider P. listenizde durur. PDF istemezsiniz.
- Banka hareketleri kuyumcunun bankasından EksenGOLD'a gelir. Ekstre Excel'i beklemezsiniz. Bağlantının nasıl kurulduğunu banka entegrasyonu yazımızda, örneğin Ziraat Bankası entegrasyonu sayfasında görebilirsiniz.
- Hangi belgenin aktarıldığını listenin kendisi söyler. Aktarılmış ve Aktarım Bekleyen filtreleri ay sonunda neyin kaldığını gösterir.
- Fiş Zirve'ye EksenMS ile gider. Zirve'de olmayan cari TCKN veya VKN ile açılır.
- Kurallar mükellef başına bir kez yazılır. Sonraki aylarda aynı hesap kodları aynı desenle üretilir.
8. İlk ay için kontrol listesi#
- Mükellefler ekranında bütün kuyumcu mükelleflerinizin göründüğünü kontrol edin.
- Her mükellef için Muhasebe Programı penceresinden Zirve firmasını seçin.
- Muhasebe Ayarları'nda fiş tarihini ve gruplamayı belirleyin.
- Cari kodu kurallarında "Karşılanmayan kombinasyonlar var" uyarısı kalmasın.
- Banka karşı hesap kurallarını sık görülen açıklamalardan başlayarak yazın.
- Fatura şablonlarında her kalemin matrah ve KDV hesap kodunu doldurun, has tutuyorsanız hedef milyemi girin.
- Kuyumcudan Dönem Kapanışı sayaçlarını ay sonunda sıfırlamasını isteyin.
Sık sorulan sorular#
Kuyumcunun şifresiyle girmem gerekir mi?
Gerekmez. Muhasebe Giriş bağlantısından kendi muhasebeci hesabınızla girersiniz. Mükellefleriniz Mükellefler listesinde görünür.
Bütün mükelleflerin faturalarını tek listede görebilir miyim?
Görebilirsiniz. Mükellef seçimini kaldırdığınızda listeler bütün mükelleflerle açılır. Tek mükellefe dönmek için seçiciyi kullanırsınız.
Muhasebe ayarları bütün mükelleflerde aynı mı olur?
Ayarlar mükellef başına tutulur. Her mükellefin satır menüsündeki Muhasebe Ayarları kendi kurallarını açar.
Müşterinin kimlik bilgilerini görür müyüm?
Görmezsiniz. Kimlik tespiti ve yaptırım taraması izinleri muhasebeci hesaplarına verilmez. Kimlik kayıtları kuyumcunun hesabında kalır.
Kuyumcu tarafında belgelerin nasıl üretildiğini kuyumcu fatura sistemi sayfasında, ekranları kendiniz denemek için ücretsiz demo sayfasını kullanabilirsiniz.