Kuyumcu Şube ve Mağaza Yönetimi

Çok şubeli işletmede neler kolaylaşır?

Şubelerinizi yan yana izleyin

Şube listesinde her mağazanızın çalışan sayısını, giden fatura adedini ve tutarını, gider pusulası, kimlik tespiti ve müşteri işlemi sayısını aynı tabloda görürsünüz. Dönemi siz seçersiniz; seçmezseniz bütün zamanlar sayılır.

Bir şubeye tıkladığınızda o mağazanın faturaları, gider pusulaları, kimlik tespitleri, POS satışları, emanetleri ve ekibi tek sayfada açılır. Son hareketleri görür, istediğiniz belge türüne geçer, "Tüm listede görüntüle" ile ilgili listeye o şubenin filtresiyle inersiniz.

Şube bazında fatura, banka hareketi ve işlem dökümleri

Faturalar, gider pusulaları, banka hareketleri, kasa kayıtları, müşteri işlemleri ve kimlik tespitleri dahil 15 listede şube filtresi bulunur. Bir şubeyi seçtiğinizde liste yalnız o mağazanın kayıtlarını gösterir; banka hareketleri ve kasa kayıtları, bağlı oldukları banka hesabının ve kasanın şubesine göre ayrılır.

Fatura, gider pusulası, e-Gider Pusulası, irsaliye, banka hareketi ve kasa kaydı dökümlerini şube filtresiyle Excel'e aktarabilir, isterseniz dosyaya Şube sütunu ekleyebilirsiniz. Böylece ay sonunda her mağazanın satış ve tahsilat dökümü ayrı ayrı elinizde olur.

Raporlar ekranında hazırlanan fatura, banka hareketi, kimlik tespiti ve risk analizi raporları da şube erişimine uyar: erişimi belirli şubelerle sınırlanmış bir kullanıcının aldığı bu raporlar yalnız o şubelerin verisini içerir.

Kayıtlar kendiliğinden doğru şubeye

Her çalışanı bir şubeye bağlarsınız. Çalışan fatura kestiğinde, gider pusulası düzenlediğinde ya da kimlik tespiti yaptığında kayıt o şubeye yazılır; formda ayrıca şube seçmek gerekmez. Böylece şube düzeni personelin dikkatine değil, sistemin kuralına dayanır.

• POS satışı, satışın yapıldığı cihazın şubesini alır; o satıştan kesilen fatura da satışın şubesine yazılır.
• İade faturası asıl faturanın, kimlik tespitinden doğan müşteri işlemi tespitin şubesini alır.
• Emanet devrinde açılan kayıt, kaynak emanetin şubesini alır.
• Kasa, envanter, POS cihazı ve banka hesabı tanımlanırken şube kayıt formunda seçilir.

Kim hangi şubeyi görür?

Rol ayarlarındaki "Şube erişimini kısıtla" politikasıyla bir rolün yalnız kendi şubesini, yalnız seçtiğiniz şubeleri ya da ikisini birlikte görmesini sağlarsınız. Örneğin mağaza personeli kendi şubesiyle sınırlı kalırken bir bölge sorumlusu birkaç şubeyi birden izleyebilir.

Kısıt yalnız listeleri değil, arka planda hazırlanan fatura, banka hareketi, kimlik tespiti ve risk analizi raporlarını ve bildirimleri de kapsar. Şube tanımlama ve kayıtları şubeye atama yetkileri de rol bazlı verilir. Her işletmenin şubeleri ve şube ayarları yalnız o işletmeye görünür.

Denetimde "hangi mağaza?" sorusunun cevabı hazır

MASAK mevzuatında yükümlülük yalnız merkez mağazada değil, şubelerde de doğar: Tedbirler Yönetmeliğinin 4 üncü maddesi yükümlüleri, sayılan işletmeler ile bunların şube, acente, temsilci ve ticari vekilleri ile benzeri bağlı birimleri olarak tanımlar. Kimlik tespitinin ve faturanın hangi mağazada yapıldığını kayıt üzerinden görebilmek, iç kontrolü ve denetim hazırlığını kolaylaştırır.

Kuyumcuda MASAK yükümlülükleri  - Kimler yükümlü, hangi başlıklar var ve denetim nasıl başlar.
MASAK tebliği 2026 ve yükümlü tanımı  - Şube ve bağlı birimlerin yükümlü tanımındaki yeri.

Adım adım

Beş adımda şubelerinizi düzene sokun

Mevcut kayıtlarınız "Varsayılan" şubede hazır bekler; düzeni adım adım kurarsınız.

Sık sorulanlar

Şube yönetimi hakkında merak edilenler

Kuyumcu şube ve mağaza yönetimi nedir?

Birden fazla mağazası olan kuyumcu, sarraf ve döviz bürolarının her mağazayı EksenGOLD'da ayrı bir şube olarak tanımlaması ve faturadan kasaya kadar kayıtları şube bazında izlemesidir. Çalışanlar şubelerine bağlanır, kestikleri fatura ve yaptıkları işlemler kendiliğinden o şubeye kaydolur; yönetici şubeleri yan yana karşılaştırır ve kimin hangi şubenin kayıtlarını göreceğini belirler.

Mevcut kayıtlarım ne olacak?

Şube yönetimi devreye girdiğinde her işletmeye "Varsayılan" adlı bir şube açıldı ve mevcut kayıtlar bu şubeye bağlandı; yeni açılan işletmelerde de bu şube kendiliğinden oluşur. "Varsayılan" şubeyi mağazanızın adıyla yeniden adlandırabilir, diğer şubelerinizi ekleyip geçmiş kayıtları toplu atamayla doğru şubeye taşıyabilirsiniz.

Fatura keserken şube seçmem gerekiyor mu?

Hayır. Fatura, gider pusulası veya kimlik tespiti oluşturan çalışanın şubesi kayda kendiliğinden yazılır; ek bir adım yoktur. POS satışı cihazın, iade faturası da asıl faturanın şubesini alır. Kasa, envanter, POS cihazı ve banka hesabı gibi tanımlarda ise şubeyi kayıt formunda siz seçersiniz.

Şube bazında fatura ve banka hareketi raporu alabilir miyim?

Evet. Fatura, banka hareketi, kasa kaydı ve müşteri işlemi listelerini şubeye göre süzebilir; fatura, gider pusulası, e-Gider Pusulası, irsaliye, banka hareketi ve kasa kaydı dökümlerini şube filtresiyle Excel'e aktarabilirsiniz. Şube listesi de her mağazanın fatura adedini ve tutarını, gider pusulası, kimlik tespiti ve müşteri işlemi sayısını seçtiğiniz dönem için yan yana gösterir.

Şube adı faturada görünür mü?

Hayır. Şube, belgeye basılmayan bir iç düzen alanıdır; müşteriye giden fatura ve gider pusulası değişmez. Şube bilgisi listelerde, filtrelerde, şube sayfalarında ve isteğe bağlı olarak Excel dışa aktarımlarında kullanılır.

Personelim diğer şubelerin kayıtlarını görebilir mi?

Bunu siz belirlersiniz. Rol ayarlarındaki "Şube erişimini kısıtla" politikasıyla bir rolün yalnız kendi şubesini ya da seçtiğiniz şubeleri görmesini sağlarsınız; kısıt listelere, fatura, banka hareketi ve kimlik tespiti raporlarına ve bildirimlere de uygulanır. Kısıt verilmeyen roller bütün şubeleri görür.

Bir çalışan birden fazla şubede görev yapıyorsa ne olur?

Her çalışan aynı işletmede tek bir şubeye bağlanır ve oluşturduğu kayıtlar o şubeye yazılır. Birden fazla şubenin kayıtlarını görmesi gerekiyorsa ona bu şubeleri kapsayan bir rol vermeniz yeterlidir. Çalışanın şubesini değiştirmek daha önce oluşturduğu kayıtları taşımaz; gerekirse onları toplu atamayla taşırsınız.

Cari kartlar şubelere ayrılıyor mu?

Hayır. Cari kartlar bütün şubelerde ortaktır; aynı müşteri hangi mağazanıza gelirse gelsin tek cari ekstresinde görünür. Şubeye bağlanan, o müşteriyle yapılan fatura, kimlik tespiti ve müşteri işlemi gibi kayıtlardır.

Gelen e-Faturalar hangi şubeye düşer?

Gelen e-Fatura ve e-İrsaliyeler, mali müşavirinizin ya da destek ekibinin işletmeniz adına yaptığı işlemler ve otomatik arka plan işleri şubesiz kaydedilir. Listelerdeki "Şube yok" filtresiyle bu kayıtları bulup tek tek ya da toplu olarak doğru şubeye atarsınız. Şube erişimi kısıtlı roller, şubesi atanana kadar bu kayıtları görmez.

Şube silinebilir mi?

Kaydı ya da çalışanı olmayan bir şube silinebilir; kayıtları veya çalışanları bağlı olan şube ile işletmedeki son şube silinemez. Böylece kayıtların sahipsiz kalması önlenir. Şube oluşturma, yeniden adlandırma, silme ve atamalar işlem geçmişine kaydedilir.