EksenMS ile Zirve'ye Fiş Aktarımı: Adım Adım Rehber

Zirve muhasebe fişi aktarımı, kuyumcu mükelleflerinizin EksenGOLD'da oluşan faturalarını, gider pusulalarını ve banka hareketlerini fiş girmeden Zirve'ye taşır. İşi EksenMS yapar. EksenMS, Zirve'nin SQL Server veritabanına erişen bilgisayara kurduğunuz küçük bir Windows uygulamasıdır. Belgeyi EksenGOLD'daki Aktarım ekranından kuyruğa alırsınız. EksenMS kuyruğu alır, fişi Zirve'ye yazar ve fiş numarasını EksenGOLD'a geri bildirir. Bu yazıda kurulumdan ilk fişe kadar her adımı ekrandaki adlarıyla anlatıyoruz. EksenMS bugün yalnızca Zirve ile çalışır.

Özet#

• EksenMS'i EksenGOLD muhasebe panelinin üst çubuğundaki indirme düğmesinden alırsınız. Uygulamaya yalnızca muhasebeci hesabıyla girilir.
• Kurulumda Zirve'nin SQL Server örneğini seçer, Windows ya da SQL Server kimlik doğrulamasıyla bağlanırsınız. Kontrol adımı bulunan Zirve firmalarını listeler.
• Her mükellefi Mükellefler ekranındaki Muhasebe Programı penceresinden bir Zirve firmasıyla eşleştirirsiniz. Fişleri kaydedecek Zirve kullanıcısını bir kez seçersiniz.
• Fiş önizlemesi borç ve alacak toplamını, aktarılamayan tutarı ve eksik eşleştirmeleri gösterir. EksenMS dengesiz fişi yazmaz, yazdığı fişi de Zirve'den geri okuyarak doğrular.
• Zirve hesap planında olmayan cari hesabı EksenMS, carinin TCKN veya VKN bilgisiyle açar.
• Başarısız aktarım Sonuç sütununda gerekçesiyle görünür. Sorunu giderip yeniden kuyruğa alırsınız. Gerektiğinde fişleri Excel olarak indirirsiniz.

1. EksenMS nedir, nereye kurulur?#

EksenMS, Windows'ta görev çubuğunun bildirim alanında çalışan bir masaüstü uygulamasıdır. EksenGOLD sunucusuna bağlı durur. Siz Aktarım kuyruğuna fiş eklediğinizde bekleyen aktarımı alır ve bu bilgisayardan erişilen Zirve veritabanına işler.

Kurulum yeri buna göre seçilir. EksenMS'i Zirve'nin SQL Server'ına bağlanabilen bir bilgisayara kurun. Bu, Zirve'nin kurulu olduğu bilgisayar ya da büronuzda aynı ağdaki bir makine olabilir. Uygulama 64 bit Windows ister ve kurulum yönetici onayıyla yapılır.

Bilgisayar kapalıysa ya da EksenMS çalışmıyorsa kuyruğa eklenen fişler bekler. EksenMS yeniden bağlandığında sırayla işlenir. EksenGOLD'daki rozet durumu gösterir: "EksenMS bağlı" ya da "EksenMS bağlı değil". EksenMS ayarlarının Genel sayfasındaki "Windows açıldığında otomatik başlat" seçeneğini açık tutarsanız sabah bilgisayarı açtığınızda uygulama da açılır.

2. Kurulum ve giriş#

1. EksenGOLD'a sitedeki Muhasebe Giriş bağlantısından muhasebeci hesabınızla girin.
2. Üst çubuktaki indirme simgesinin üzerine gelin. Düğme "EksenMS v... indir" yazısıyla açılır ve yayındaki en güncel sürümü indirir. Düğme masaüstü genişliğindeki ekranlarda görünür.
3. Kurulum dosyasını çalıştırıp yönetici onayını verin. Son ekranda "EksenMS uygulamasını başlat" seçili kalsın.
4. "EksenMS'e hoş geldiniz" ekranında Giriş yap düğmesine basın. Tarayıcınızda giriş sayfası açılır. Muhasebeci hesabınızla girdiğinizde EksenMS penceresi kendisi devam eder.

EksenMS muhasebeci hesaplarıyla çalışır. Kuyumcunun işletme hesabıyla giriş denenirse uygulama girişi reddeder.

3. SQL Server bağlantısı#

Girişten sonra "Senkronizasyon kurulumu" adımı gelir. Zirve'yi bağlamak için açılan pencere iki adımdan oluşur: Bağlantı ve Kontrol.

Bağlantı adımında şu seçimleri yaparsınız:

• SQL Server örneği: EksenMS bu bilgisayardaki SQL Server örneklerini listeler. Zirve'nin kendi örneği (ör. ZRV2014EXP) bulunursa önceden seçili gelir. Liste eksikse Yenile düğmesine basın.
• Kimlik doğrulama: "Windows kimlik doğrulaması" ya da kullanıcı adı ve parolayla "SQL Server kimlik doğrulaması".
• Uzak sunucu: SQL Server başka bir bilgisayardaysa "Bağlantı dizesini elle gireceğim" kutusunu işaretleyip bağlantı dizesini yazarsınız.

"Bağlan ve kaydet" düğmesi Kontrol adımına geçer. Bağlantı kurulursa "Bağlantı başarılı" mesajıyla birlikte bulunan Zirve firmaları listelenir. Firma çıkmazsa EksenMS bunu yazar ve iki şeyi kontrol etmenizi ister: doğru sunucu örneğine bağlandınız mı, kullandığınız kullanıcının firma veritabanlarına erişimi var mı. "Hata detaylarını kopyala" düğmesi teknik mesajı destek talebiniz için panoya alır.

Sonraki günlerde bağlantı durumunu ayarlardaki Bağlantı sayfasından izler, gerekirse "Bağlan / Yeniden dene" düğmesini kullanırsınız.

4. Mükellefi Zirve firmasıyla ve kullanıcısıyla eşleştirin#

EksenMS bağlandıktan sonra EksenGOLD'un hangi mükellefin hangi Zirve firmasına yazılacağını bilmesi gerekir. Bu eşleştirme mükellef başına bir kez yapılır.

1. Mükellefler ekranında mükellefin satır menüsünü açın ve Muhasebe Programı'nı seçin.
2. "Muhasebe Programı Firması" penceresinde Muhasebe Programı alanından Zirve'yi seçin. Seçeneğin yanında EksenMS'in kurulu olduğu bilgisayarın adı da yazar.
3. Firma alanından mükellefin Zirve'deki firmasını seçip Kaydet'e basın.

Firma sonradan Zirve'de silinir ya da adı değişirse pencere bunu uyarıyla gösterir ve aktarımlar firma yeniden seçilene kadar hata verir. EksenMS fişi, aktarılan dönemin yılına ait firma veritabanına yazar. Yeni yılın ilk aktarımından önce Zirve'de o yılı açmış olun.

İkinci eşleştirme Zirve kullanıcısıdır. Aktarım ekranındaki Zirve Kullanıcısı düğmesi, Zirve'deki kullanıcıları EksenMS üzerinden okur. Listeden kendi kullanıcınızı seçin. Seçim kaydedilir ve sonraki aktarımlarda da kullanılır. e-Defter beyanında fişi kaydeden kullanıcının Zirve'de tanımlı olması gerekir. EksenMS bu nedenle Zirve'de tanımlı olmayan bir kullanıcı adıyla fiş yazmaz. Kullanıcı seçmeden aktarım başlatırsanız EksenGOLD önce bu seçimi ister.

5. Dönem, mükellef ve belgeleri kuyruğa almak#

Muhasebe Girişi'nde şifreden sonra "Muhasebe Dönemi ve Mükellef" adımı gelir. Yılı ve ayı seçer, mükellefi arayarak bulursunuz. Listeler bu seçime göre açılır. Gün içinde başka bir mükellefe geçmek için üst çubuktaki dönem seçiciyi ve "Çalışılan mükellef" şeridini kullanırsınız. Muhasebe görünümünün geri kalanını mali müşavir hesabı yazımızda anlattık.

Belgeler dört yoldan kuyruğa girer:

• Satış faturaları: Faturaları seçip Aktarım'a bastığınızda "Muhasebeye Aktarım" penceresi açılır. Her fatura Aktarıma Hazır, Eşleştirme Bekliyor, Aktarılamaz, Kuyrukta ya da Aktarılmış olarak ayrılır. Aktarılmayacak faturalar ayrı listede gerekçesiyle durur. Şablonu olmayan faturada her kalem grubu için bir şablon kalemi seçer ya da matrah ve KDV hesap kodunu elle yazarsınız. Hazır olanları "Tümünü Aktar" ile gönderirsiniz.
• Gelen faturalar: "Gelen Fatura Aktarımı" penceresinde Tedarikçi Hesap Kodu'nu yazar ya da "Var olan cariden seç" ile faturayı mevcut bir cariye bağlarsınız. Matrah ve KDV hesapları Muhasebe Ayarları'ndaki Gelen Fatura Hesapları'ndan gelir.
• Gider pusulaları: Gider P. ekranında pusulaları seçip muhasebeye aktarma düğmesine basarsınız. Kuyumcunun hurda alımında düzenlediği belgenin içeriğini gider pusulası rehberimizde anlattık.
• Banka hareketleri: Hareketleri seçtiğinizde "Muhasebeye aktarılsın mı?" onayı gelir. Hesap kodları Muhasebe Ayarları'ndaki kurallardan belirlenir, daha önce aktarılmış hareketler atlanır. Tek bir hareketi "Banka Hareketi Aktarımı" penceresinden karşı hesabını görerek de gönderebilirsiniz. Hareketlerin bankadan EksenGOLD'a nasıl geldiğini banka entegrasyonu yazımızda, örneğin bir katılım bankasındaki bağlantının ayrıntısını Kuveyt Türk entegrasyonu sayfasında bulabilirsiniz.

6. Fiş önizleme ve borç-alacak kontrolü#

Her belgenin fişini Zirve'ye gitmeden görebilirsiniz. Aktarım ekranında satırdaki Fiş düğmesi "Fiş Önizleme" penceresini açar. Üstte iki rozet vardır: Dengede ya da Dengesiz, gerekiyorsa Aktarılamaz. Altında Ödeme Yöntemi, Belge Tutarı, Toplam Borç, Toplam Alacak, Aktarılamayan, Satır Sayısı ve Cari Kuralı alanları durur. Fişin bütün satırları hesap kodu, açıklama, evrak no ve TCKN/VKN sütunlarıyla tablo hâlinde görünür.

Aktarılamayan tutar sıfırdan büyükse pencere hangi kalemin neden fişe girmediğini listeler: "Eşleştirme bulunamadığı için fişe yazılmayan alanlar". Sebep çoğunlukla şablon kaleminde matrah ya da KDV hesap kodunun boş kalmasıdır.

EksenMS de Zirve'ye yazmadan önce kendi kontrolünü yapar. Fiş dengede değilse, bir satırın hesap kodu boşsa ya da fişteki hesap Zirve hesap planında tanımlı değilse aktarımı durdurur ve gerekçeyi yazar. Stok kodu taşıyan satırlarda stok kartının Zirve'de açık olması gerekir. Zirve'nin kabul ettiği uzunluğu aşan hesap kodunu kısaltarak yazmaz, aktarımı durdurur. Fiş böylece yanlış hesaba düşmez.

Yazdıktan sonra EksenMS fişi Zirve'den geri okur. Satır sayısı ya da borç ve alacak toplamı beklenenden farklıysa o paketin yazdığı bütün kayıtları geri alır. Aynı paket ikinci kez gelirse Zirve'deki kayda bakar. Fişlerin bir kısmı zaten varsa mükerrer kayıt riskine karşı aktarımı durdurur ve mevcut fiş numaralarını Sonuç sütununa yazar.

7. Eksik cari hesaplar TCKN veya VKN ile açılır#

Fatura ve gider pusulası fişindeki cari satırının kodu Muhasebe Ayarları'ndaki Cari Muhasebe Kodu Kuralları'ndan üretilir. Örneğin "120-{{ cari.tckn_vkn }}" deseni, alıcının kimlik numarasıyla bir alt hesap kodu oluşturur.

Bu kod Zirve hesap planında yoksa EksenMS cariyi fişten önce açar. Hesap adına cari unvanını, vergi kimlik numarası alanına carinin TCKN veya VKN bilgisini yazar. 213 sayılı VUK'un 234. maddesine göre düzenlenen gider pusulasında satıcı çoğunlukla bireydir. O satıcılar da Zirve'de kendi TCKN'leriyle açılır.

Satış, KDV, banka ve kasa gibi diğer hesapları EksenMS açmaz. Bu hesapların Zirve hesap planında önceden tanımlı olması gerekir.

Zirve'de cari kartları zaten açık olan bir mükellefle başlıyorsanız ters yönden gitmek daha pratiktir. Cari Hesaplar ekranındaki "Muhasebeden Çek" düğmesi Zirve'deki carileri okur, eşleşenlerin muhasebe kodunu EksenGOLD'a yazar ve EksenGOLD'da kayıtlı olmayanları açar. Hangi kodun müşteri, hangisinin tedarikçi tarafına yazılacağını Muhasebe Ayarları'ndaki Müşteri Hesap Kodu Öneki ve Tedarikçi Hesap Kodu Öneki belirler (varsayılanlar 120 ve 320).

8. Aktarım kuyruğunu izlemek, hata ve tekrar deneme#

Aktarım ekranı her fişi bir satırda gösterir: Belge Türü, Durum, Talep Eden, Oluşturulma, Gönderim, Tamamlanma, Fiş No ve Sonuç. Durum şu değerlerden birini alır: Bekliyor, Gönderildi, Tamamlandı, Başarısız, İptal Edildi, Silindi. Durum ve Belge Türü filtreleriyle listeyi daraltır, fiş numarası ya da sonuç mesajıyla arama yaparsınız.

Toplu aktarımda sağ alttaki çubuk ilerlemeyi canlı gösterir, detayında hangi belgenin neden başarısız olduğu yazar.

Başarısız bir satırda yapacağınız iş çoğunlukla kısadır:

1. Sonuç sütunundaki mesajı okuyun. Mesaj eksik hesabı, stok kodunu ya da firma seçimini adıyla söyler.
2. Sorunu kaynağında giderin: hesabı Zirve hesap planına ekleyin, şablon kalemine hesap kodunu yazın ya da firma seçimini güncelleyin.
3. Satırdaki Yeniden düğmesine basın. Birden çok başarısız aktarım varsa canlı çubuktaki "Tümünü yeniden dene" hepsini kuyruğa alır.

Gönderildi durumunda on dakikadan uzun kalan satırda da Yeniden düğmesi açılır. Bu çoğu zaman EksenMS'in bağlantısının koptuğunu gösterir. Bekliyor durumundaki bir aktarımı İptal ile kuyruktan çıkarırsınız.

Sil düğmesi fişi EksenGOLD'da "silindi" olarak işaretler ve ilgili belgeleri yeniden aktarım bekliyor durumuna döndürür. Zirve'ye yazılmış fiş Zirve'de kalır. Onu düzeltmeniz gerekiyorsa Zirve'de düzeltirsiniz. Silindi satırındaki Kaldır düğmesi kaydı listeden tamamen çıkarır.

9. Excel yedek yolu#

EksenMS'i kuramadığınız bir bilgisayarda ya da Zirve bağlantısı kesikken fişleri Excel olarak alabilirsiniz. Belgeleri seçip "Fiş Excel indir" düğmesine basın. Seçili evrakların fiş, banka fişi ve cari sayfaları tek bir ZIP dosyasında iner. Dosya, seçtiğiniz mükellefin fiş ayarlarıyla üretilir. "Fiş Excel ayarla" penceresinde aktarım senaryosunu (fatura ile banka, gider pusulası ile banka ya da sadece banka), Excel sayfasını ve sütunları düzenlersiniz.

Excel'i kendi yönteminizle Zirve'ye aldıktan sonra belgeleri "Aktarıldı olarak işaretle" ile kapatın. Bu işlem Zirve'ye kayıt göndermez. Belgeleri aktarılmamış listelerinden düşürür ve aynı belgenin ay içinde ikinci kez aktarılmasını önler.

10. İlk aktarım için kontrol listesi#

1. EksenMS'i Zirve SQL Server'ına erişen ve gün içinde açık kalan bir bilgisayara kurun.
2. Kontrol adımında mükellefinizin Zirve firmasının listede çıktığını görün.
3. Mükellefler ekranında her mükellefi Muhasebe Programı penceresinden firmasıyla eşleştirin.
4. Aktarım ekranında Zirve kullanıcınızı seçin.
5. Muhasebe Ayarları'nda cari kodu ve banka karşı hesap kurallarını, fatura şablonlarında matrah ve KDV hesap kodlarını tamamlayın.
6. İlk denemeyi tek bir faturayla yapın. Fiş önizlemesinde Dengede rozetini ve sıfır aktarılamayan tutarı görün.
7. Sonuç sütunundaki fiş numarasını Zirve'de açıp satırları karşılaştırın, sonra toplu aktarıma geçin.

Sık sorulan sorular#

EksenMS hangi muhasebe programıyla çalışır?
Yalnızca Zirve ile çalışır. Bağlantı Zirve'nin SQL Server veritabanı üzerinden kurulur. Başka bir programla çalışıyorsanız fişleri Excel olarak indirebilirsiniz.

Bilgisayar kapalıyken kuyruğa eklenen fişler ne olur?
Bekliyor durumunda kalır. EksenMS açılıp sunucuya bağlandığında sırayla işlenir. EksenGOLD'daki "EksenMS bağlı" rozeti bağlantıyı gösterir.

Aynı belge yanlışlıkla iki kez aktarılabilir mi?
Aktarım penceresi kuyruktaki ve aktarılmış belgeleri ayrı işaretler. EksenMS de yazmadan önce Zirve'deki kayda bakar ve fişlerin bir kısmı zaten varsa aktarımı durdurur.

Zirve'de açık olmayan cari için ne yapmam gerekir?
Cari kodu kurallarınızdan üretilir. Zirve'de yoksa EksenMS cariyi TCKN veya VKN bilgisiyle açar. Diğer hesapların Zirve hesap planında tanımlı olması gerekir.

EksenGOLD'da sildiğim fiş Zirve'den de silinir mi?
Silinmez. EksenGOLD'daki Sil, kaydı EksenGOLD'da işaretler ve belgeleri yeniden aktarıma açar. Zirve'deki fişi Zirve'de düzeltirsiniz.

Belgelerin kuyumcu tarafında nasıl üretildiğini kuyumcu fatura sistemi sayfasında, banka bağlantılarını banka entegrasyonu sayfasında, EksenMS'in dayandığı altyapıyı ise kuyumcu API entegrasyonu yazımızda bulabilirsiniz.

Kaynaklar#

• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (mevzuat.gov.tr) (md. 234, gider pusulası)
• Gelir İdaresi Başkanlığı - e-Defter uygulaması
• Gelir İdaresi Başkanlığı - Vergi mevzuatı